Cilj svakog menadžera je opstati na tržištu, a da bi donio kvalitetne poslovne odluke, potrebni su mu poslovni izvještaji iz kojih će se informirati.
Da bi se opstalo na tržištu, poslovanje mora ostvarivati visoku učinkovitost, a poslovni izvješataji upravo su glavni alat uz pomoć kojeg se donose učinkovite poslovne odluke.
Budući da suvremeni menadžeri za čitanje i analiziranja različitih izvještaja imaju jako malo vremena, vrlo je bitno da su informacije u njima prezentirane na odgovarajući način, odnosno da je maksimirana vizualna kvaliteta izvješataja kako bi se olakšala njihova interpretacija.
Časopis Entrepreneur na svojim je internetskim stranicama iznio smjernice koje mogu pomoći da se poslovni izvještaji prezentiraju kvalitetno i informativno.
Priprema podataka
Zahvaljujući razvoju informacijske tehnologije, dostupna je sve veća količina podataka o poslovanju poduzeća, no nedovoljan je broj kvalitetnih informacija koje služe kao podloga za upravljanje jer svaki poslovni podatak nema informativnu vrijednost ako se ne prezentira na odgovarajući način.
Stoga, ako se u završnom koraku procesa izvještavanja ne vodi briga o prezentiranju podataka, odnosno načinu njihove interpretacije, menadžment neće dobiti konkretne informacije o poslovanju.
Dobro prezentiranje podataka u poslovnim izvještajima također će omogućiti da menadžeri svoj fokus usmjere na ključne informacije koje u takvim izvještajima moraju uvijek biti jasno istaknute.
Prvi korak u procesu sastavljanja poslovnih izvještaja odgovarajuća je priprema i organizacija ulaznih podataka.
Nakon prikupljanja svih potrebnih ulaznih podataka za izvještaj, prije izrade izvještaja bitno ih je organizirati kako bi se osigurala brzina i točnost izvještaja. To se posebno odnosi na izradu izvještaja u Microsoft Excelu, koji je postao najčešći alat za izvještavanje.
Međutim, da bi se izvještaj sastavio u Excelu, treba se pridržavati nekih smjernica i pravila koje uključuju formatiranje ulaznih podataka, jednaku strukturu podataka u svim izvorima te smanjenje veličine ulaznih podataka.
Kada su podaci tako pripremljeni, osiguravaju jednostavno manipuliranje svaki put kada se izvještaj želi ažurirati. Tako se također olakšava kontrola ulaznih podataka i izvještaja.
Tablice i grafikoni
Izvještaji su u pravilu skup podataka organiziranih i prikazanih u obliku tablica i grafikona uz određeni popratni tekst kojim se daju objašnjenja nekih vrijednosti u izvještaju.
Kod tabličnog prikaza podataka treba paziti da svaka tablica ima svoj naslov, zaglavlje i središnji dio u koji se iznose podaci.
Svaki od tih elemenata treba imati svrhu, a to je dodatna informacija koju treba pružiti korisniku poslovnog izvještaja.
Broj elemenata koje određena tablica sadržava može varirati, no treba imati na umu da se s povećanjem broja elemenata, odnosno redaka i stupaca, lako gubi fokus s najvažnijih podataka.
Osnovna pravila kojih se treba pridržavati kod izrada tablica s poslovnim podacima su jednostavnost, formatiranje, konzistentnost i minimalizam.
Kod grafičkog prikaza podataka, jedanko kao i kod tablica, postoje određena pravila izrade koja treba poštovati kako bi se poslovni podaci prezentirali što bolje.
Svrha je svakog grafikona da jasnije istakne određeni skup podataka u izvještaju te olakša njihovo razumijevanje.
Za izradu poslovnih izvještaja u obliku grafikona vrijede ista pravila kao i kod tablica. Grafikoni moraju biti jednostavni, podaci formatirani i konzistentno predstavljeni, a kod izgleda grafikona i izbora boje treba se zadržati minimalistički pristup.
Iako se ponekad neki grafikoni mogu činiti suviše jednostavnim, to ne bi trebalo uzimati kao nedostatak jer njihova je glavna svrha da se postigne što veća informativna vrijednost.
Jasno i nedvosmisleno
Svaki objekt u izvještaju, bilo da je riječ o grafikonu, tablici ili dijagramu, treba imati svrhu, odnosno pružati dodatnu informaciju korisniku izvještaja.
Isto tako, ključna poruka u poslovnom izvještaju treba biti jasno vidljiva i nedvosmislena.
Također, ne smije se zaboraviti istaknuti vremensku dimenziju koju izvještaj pokriva. Idealno bi bilo kada bi se sastavljač poslovnog izvještaja mogao staviti u poziciju korisnika izvještaja i zapitati se je li izvještaj dovoljno jasan i jednostavan za korištenje te može li biti podloga za donošenje kvalitetne poslovne odluke.
Kako bi se smanjila razlika percepcije između onih koji poslovne izvještaje oblikuju i onih kojima su namijenjeni, vrlo je bitno izvještaje vizualno oblikovati tako da se mogu brzo i jednostavno interpretirati.
Pri tome treba znati da smjernice nisu čvrsta pravila koja treba pod svaku cijenu slijediti, nego veliku ulogu imaju kreativnost osobe koja poslovne izvještaje izrađuje i njena komunikacija s krajnjim korisnicima izvještaja.

Cilj svakog menadžera je opstati na tržištu, a da bi donio kvalitetne poslovne odluke, potrebni su mu poslovni izvještaji iz kojih će se informirati.

Da bi se opstalo na tržištu, poslovanje mora ostvarivati visoku učinkovitost, a poslovni izvješataji upravo su glavni alat uz pomoć kojeg se donose učinkovite poslovne odluke. Budući da suvremeni menadžeri za čitanje i analiziranja različitih izvještaja imaju jako malo vremena, vrlo je bitno da su informacije u njima prezentirane na odgovarajući način, odnosno da je maksimirana vizualna kvaliteta izvješataja kako bi se olakšala njihova interpretacija. Časopis Entrepreneur na svojim je internetskim stranicama iznio smjernice koje mogu pomoći da se poslovni izvještaji prezentiraju kvalitetno i informativno. Priprema podataka Zahvaljujući razvoju informacijske tehnologije, dostupna je sve veća količina podataka o poslovanju poduzeća, no nedovoljan je broj kvalitetnih informacija koje služe kao podloga za upravljanje jer svaki poslovni podatak nema informativnu vrijednost ako se ne prezentira na odgovarajući način. Stoga, ako se u završnom koraku procesa izvještavanja ne vodi briga o prezentiranju podataka, odnosno načinu njihove interpretacije, menadžment neće dobiti konkretne informacije o poslovanju. Dobro prezentiranje podataka u poslovnim izvještajima također će omogućiti da menadžeri svoj fokus usmjere na ključne informacije koje u takvim izvještajima moraju uvijek biti jasno istaknute. Prvi korak u procesu sastavljanja poslovnih izvještaja odgovarajuća je priprema i organizacija ulaznih podataka. Nakon prikupljanja svih potrebnih ulaznih podataka za izvještaj, prije izrade izvještaja bitno ih je organizirati kako bi se osigurala brzina i točnost izvještaja. To se posebno odnosi na izradu izvještaja u Microsoft Excelu, koji je postao najčešći alat za izvještavanje. Međutim, da bi se izvještaj sastavio u Excelu, treba se pridržavati nekih smjernica i pravila koje uključuju formatiranje ulaznih podataka, jednaku strukturu podataka u svim izvorima te smanjenje veličine ulaznih podataka. Kada su podaci tako pripremljeni, osiguravaju jednostavno manipuliranje svaki put kada se izvještaj želi ažurirati. Tako se također olakšava kontrola ulaznih podataka i izvještaja. Tablice i grafikoni Izvještaji su u pravilu skup podataka organiziranih i prikazanih u obliku tablica i grafikona uz određeni popratni tekst kojim se daju objašnjenja nekih vrijednosti u izvještaju. Kod tabličnog prikaza podataka treba paziti da svaka tablica ima svoj naslov, zaglavlje i središnji dio u koji se iznose podaci. Svaki od tih elemenata treba imati svrhu, a to je dodatna informacija koju treba pružiti korisniku poslovnog izvještaja. Broj elemenata koje određena tablica sadržava može varirati, no treba imati na umu da se s povećanjem broja elemenata, odnosno redaka i stupaca, lako gubi fokus s najvažnijih podataka. Osnovna pravila kojih se treba pridržavati kod izrada tablica s poslovnim podacima su jednostavnost, formatiranje, konzistentnost i minimalizam. Kod grafičkog prikaza podataka, jedanko kao i kod tablica, postoje određena pravila izrade koja treba poštovati kako bi se poslovni podaci prezentirali što bolje. Svrha je svakog grafikona da jasnije istakne određeni skup podataka u izvještaju te olakša njihovo razumijevanje. Za izradu poslovnih izvještaja u obliku grafikona vrijede ista pravila kao i kod tablica. Grafikoni moraju biti jednostavni, podaci formatirani i konzistentno predstavljeni, a kod izgleda grafikona i izbora boje treba se zadržati minimalistički pristup. Iako se ponekad neki grafikoni mogu činiti suviše jednostavnim, to ne bi trebalo uzimati kao nedostatak jer njihova je glavna svrha da se postigne što veća informativna vrijednost. Jasno i nedvosmisleno Svaki objekt u izvještaju, bilo da je riječ o grafikonu, tablici ili dijagramu, treba imati svrhu, odnosno pružati dodatnu informaciju korisniku izvještaja. Isto tako, ključna poruka u poslovnom izvještaju treba biti jasno vidljiva i nedvosmislena. Također, ne smije se zaboraviti istaknuti vremensku dimenziju koju izvještaj pokriva. Idealno bi bilo kada bi se sastavljač poslovnog izvještaja mogao staviti u poziciju korisnika izvještaja i zapitati se je li izvještaj dovoljno jasan i jednostavan za korištenje te može li biti podloga za donošenje kvalitetne poslovne odluke. Kako bi se smanjila razlika percepcije između onih koji poslovne izvještaje oblikuju i onih kojima su namijenjeni, vrlo je bitno izvještaje vizualno oblikovati tako da se mogu brzo i jednostavno interpretirati. Pri tome treba znati da smjernice nisu čvrsta pravila koja treba pod svaku cijenu slijediti, nego veliku ulogu imaju kreativnost osobe koja poslovne izvještaje izrađuje i njena komunikacija s krajnjim korisnicima izvještaja.

Izvor: Business.hr